Kamen, ugalj i žitarice se prevoze istim tipom vozila i na prvi pogled po istom principu, utovar, prevoz i istovar. U stvarnosti se prevoz žitarica razlikuje po jednoj presudnoj stvari, to je roba koja završava u lancu ishrane ljudi i životinja, pa se prema njoj postupa po pravilima koja se ne primenjuju ni na jedan drugi rasuti materijal. Iz toga proizlaze zahtevi koji se tiču čistoće transportnog sredstva, sledljivosti, zaštite od vlage i dokumentacije. Za proizvođača i za trgovca to nije formalnost nego pitanje kvaliteta robe pri isporuci, jer se kod žitarica vrednost pošiljke određuje merenjem i analizom na prijemu, a ne izgledom pri utovaru, pa svaka greška u transportu direktno umanjuje ono što će biti plaćeno.
Prvi zahtev kod prevoza žitarica je da vozilo bude besprekorno čisto i suvo. Sanduk se pre utovara temeljno čisti od ostataka prethodnog tereta, pere kada je potrebno i, što je jednako važno, suši, jer vlažan sanduk sam po sebi predstavlja rizik za robu. Ovo je posebno bitno kod prevoznika koji istim vozilima prevoze i druge rasute materijale, jer ostaci prašine i sitnih čestica iz prethodnog tereta ne smeju dospeti u zrno. Zbog toga se u ozbiljnoj organizaciji vodi računa o redosledu tereta, vozila koja rade sa hranom prolaze poseban režim pripreme, a evidencija o čišćenju je deo standarda kvaliteta. Za komitenta je zato korisno da pri ugovaranju pita kako je taj deo organizovan, jer se time unapred rešava najveći rizik u celom prevozu.
Kod žitarica je sadržaj vlage jedan od parametara po kojima se roba otkupljuje, pa svaka promena tokom transporta ima svoju cenu. Postoje dva mehanizma kojima vlaga ulazi u priču. Prvi je spoljašnji, kiša i sneg tokom vožnje i tokom čekanja na utovar ili istovar, i taj se rešava pravilnim pokrivanjem tereta ceradom. Drugi je unutrašnji, zrno koje je utovareno sa povišenom vlagom nastavlja da diše i u zatvorenom prostoru otpušta vlagu i toplotu, pa se na hladnijim delovima sanduka i ispod cerade javlja kondenzacija, a to se u gornjem sloju vidi kao vlažno i slepljeno zrno. Zbog toga se kod vlažnije robe planiraju kraća zadržavanja i brža isporuka, a kod duže relacije se to unapred uzima u obzir pri planiranju.
Pokrivanje tereta nije samo mera protiv padavina nego i obaveza koja proizlazi iz pravila o osiguranju tereta u drumskom saobraćaju. Nepokriven rasuti teret na otvorenom sanduku razleće se pri vožnji, čime se gubi roba, prlja kolovoz i ugrožavaju drugi učesnici u saobraćaju. Kod žitarica se gubici mere i u novcu i u kvalitetu, jer se prvo gubi najsitniji deo, a upravo on ume da nosi vrednost. Zbog toga se koriste odgovarajuće cerade i sistemi za pokrivanje, a teret se raspoređuje po sanduku tako da masa bude ravnomerna i u granicama dozvoljenog osovinskog opterećenja. Za komitenta je bitno da zna da uredno pokriven teret nije stvar dobre volje vozača nego deo standarda rada ozbiljnog prevoznika.
Kod rasutih tereta se količina ne procenjuje nego se meri, i to na kolskoj vagi. Vozilo se važe prazno i puno, a razlika daje neto masu, koja se upisuje u prateći dokument. Merenje se po pravilu ponavlja i na mestu istovara, pa se dobijaju dva podatka koja se porede. Male razlike su moguće i objašnjive, jer utiču kalibracija vaga, ostaci u sanduku i vlaga, ali veće razlike su uvek povod za proveru, i tu ozbiljan prevoznik nema šta da krije. Uz masu se na prijemu najčešće radi i uzorkovanje robe, provera vlage, primesa i drugih parametara kvaliteta, a rezultati te analize određuju konačan obračun. Zbog toga je u interesu i vlasnika robe i prevoznika da transport bude izveden tako da se parametri ne pogoršaju usput.
Prevoz žitarica prati nekoliko dokumenata i svaki od njih ima svoju svrhu. Otpremnica dokazuje šta je i u kojoj količini preuzeto i predato. Tovarni list prati robu u domaćem prevozu, a u međunarodnom prevozu se koristi međunarodni tovarni list, koji je istovremeno i dokaz o zaključenom ugovoru o prevozu i o preuzimanju robe. Uz to idu i podaci o vozilu i vozaču, kao i evidencija o vaganju. Za vlasnika robe ova dokumentacija nije administrativni teret nego zaštita, jer u slučaju bilo kakvog spora ona je jedini dokaz o tome šta je predato, u kakvom stanju i kada. Kod izvoznih poslova se dokumentacija dopunjuje i pratećim uverenjima koja traži konkretno tržište, pa se to planira zajedno sa dinamikom prevoza.
Kod svakog prevoza postoji rizik, saobraćajna nezgoda, kvar, oštećenje ili gubitak robe. Zbog toga ozbiljni prevoznici imaju osiguranje od odgovornosti za štete na robi i za štete pričinjene trećim licima, pokriće koje se u međunarodnom drumskom prevozu vezuje za međunarodni tovarni list. Za vlasnika robe to je vrlo praktična informacija, jer u slučaju štete postoji jasno definisan put nadoknade, umesto pregovaranja i traženja odgovornosti. Uz osiguranje idu i drugi elementi uređenog poslovanja, sistem upravljanja kvalitetom, evidencije i procedure. Zbog svega toga se pri izboru prevoznika ne gleda samo cena po toni nego i da li prevoznik može da dokaže kako radi, jer se razlika vidi tačno onda kada nešto pođe naopako.
Žetva je period u kome se sve dešava istovremeno i u kome kapacitet prevoza postaje usko grlo. Kombajni rade dok vreme dozvoljava, roba mora sa njive u magacin ili u silos u što kraćem roku, a svako čekanje košta i vreme i kvalitet. Zbog toga se u tom periodu planiranje radi drugačije, unapred se rezervišu kapaciteti, dogovara se broj vozila po danu i definišu se vremenski prozori za utovar i istovar, kako se ne bi stvarale kolone na vagi. Prevoznik sa velikim voznim parkom tu ima presudnu prednost, jer može da izađe sa više vozila istovremeno i da reaguje kada se dinamika promeni zbog vremenskih uslova. Uz to se planira i praćenje vozila putem sistema za lociranje, čime vlasnik robe u svakom trenutku zna gde se pošiljka nalazi, a to u vršnom periodu vredi jednako koliko i sam prevoz.
Veliki deo zastoja ne nastaje na putu nego na mestu utovara i istovara. Zbog toga se unapred proverava nekoliko stvari. Prvo, kakav je prilaz njivi, magacinu ili silosu, da li teretno vozilo može da uđe i da izađe i kakva je nosivost prilaznog puta po vlažnom vremenu. Drugo, kakav je način utovara, direktno iz kombajna, iz prikolice ili iz magacina, i koliko traje. Treće, kakav je način istovara, da li se koristi kiper ili se roba istovaruje na drugi način, i da li postoji prostor za podizanje sanduka. Četvrto, radno vreme prijemnog mesta i kapacitet vage. Kada se ti podaci znaju, ruta i broj tura se planiraju precizno, a vozila ne stoje, što se direktno odražava i na cenu i na brzinu isporuke.
Kod ove vrste robe cena je najmanje pouzdan kriterijum, jer se razlika najčešće nadoknadi kroz gubitak kvaliteta ili kroz zastoje. Ono što vredi proveriti jeste sledeće. Kakav je vozni park i koliko vozila prevoznik može da izađe u vršnom periodu. Kako se organizuje čišćenje i priprema sanduka između različitih tereta. Da li postoji osiguranje odgovornosti za robu i u kom obimu. Da li se vozila prate sistemom za lociranje i da li komitent može dobiti informaciju o statusu pošiljke. Kakvu dokumentaciju prevoznik izdaje i da li ima uspostavljen sistem kvaliteta. I na kraju, koliko godina radi u ovom poslu, jer se u sezoni žetve iskustvo vidi u organizaciji, a ne u ponudi. Kada se na ta pitanja dobiju jasni odgovori, izbor postaje jednostavan, a prevoz prestaje da bude rizik i postaje deo posla na koji se može osloniti.
